Ak ste sa rozhodli pre certifikáciu e-shopu, je potrebné vyplniť žiadosť o certifikáciu na základe ktorej začneme proces certifikácie. Po vyplnení nižšie uvedenej žiadosti je táto žiadosť uložená o čom Vám príde e-mail, tzv. sumarizácia údajov.
V zmysle Pravidiel certifikácie vyplnené žiadosti o certifikáciu e-shopu spracúvame a potvrdzujeme minimálne raz za dva týždne. Potvrdenie obsahuje okrem iného aj pridelené číslo konania certifikácie a spolu s týmto zasielame aj zálohovú faktúru na úhradu za certifikáciu. Do niekoľkých minút zároveň príde aj druhý e-mail s prihlasovacími údajmi do klientskej zóny, avšak tieto nie sú aktívne dokým nespárujeme úhradu za certifikáciu.
Minimálne dvakrát týždenne vykonávame párovanie došlých úhrad za certifikácie. Po prijatí úhrady klientom zašleme zúčtovaciu faktúru (daňový doklad) s vyčíslenou DPH avšak so sumou na úhradu vo výške 0 €, nakoľko certifikácia je už uhradená s informáciou, že boli aktivované prístupové údaje do klientskej zóny.
Zároveň certifikované e-shopy od nás získavajú nálepku formátu A6 na označenie prevádzky / prevádzok tak ako je vyobrazená na obrázku. Klienti pri žiadosti o certifikáciu vypĺňajú počet nálepiek, ktoré im máme bezplatne zaslať.
Klientov po prijatí úhrady žiadame o vyjadrenie sa či chcú použiť nami vypracované vzorové obchodné podmienky, v ktorých upravujú predovšetkým svoje kontaktné údaje a napr. informácie o cenách dopravného a podobne, pričom celým procesom úpravy ich sprevádzajú poznámky, alebo chcú aby sme kontrolovali ich súčasné obchodné podmienky a vytvorili tzv. červené more. Nakoľko celý tento proces nie je možné vykonať obratom, klienti čakajú cca. 25 dní na odpoveď k ich obchodných podmienkam.
Klienti, ktorí majú záujem rovno použiť nami vypracované podmienky, si ich môžu stiahnuť z klientskej zóny, upraviť a publikovať na internete. Následne nás kontaktujú e-mailom so žiadosťou o certifikáciu.
Nakoľko predmetom certifikácie je aj vykonanie tzv. fiktívneho nákupu, nejde o klasický "mystery shopping". V našom fiktívnom nákupe aby klientom nevznikli žiadne dodatočné náklady za prípadné odoslanie tovaru, najneskôr do 30 minút od vytvorenia objednávky klientovi oznámime e-mailom, aby objednávku stornoval. Zároveň máme vytvorené také procesy pri fiktívnom nákupe, ktoré znemožňujú zaslanie objednávky. Klienti sa preto nemusia obávať vzniku dodatočných nákladov.
Nakoľko predmetom certifikácie je aj navrhnutie vhodných úprav podľa platnej legislatívy, ak zistíme nedostatky, našich klientov upozorníme na tieto nedostatky.
Ak klienti žiadajú o kontrolu ich súčasných obchodných a reklamačných podmienok v prípade nedostatkov naším výstupom je tzv. červené more s vyznačením chýb a návrhom na ich úpravu, tak ako to je vyznačené na vedľajšom obrázku. Klienti takto majú prehľad o zmenách, ktoré sme im v dokumentoch vykonali a zároveň aj nové navrhované znenie, ktoré im odporúčame použiť.
V prípade, že nastane situácia a klientovi sú zaslané informácie k potrebe úprav, po ich zapracovaní nás kontaktuje e-mailom so žiadosťou o opakovanú bezplatnú kontrolu e-shopu s cieľom udelenia certifikátu.
Výsledkom certifikácie je udelenie CERTIFIKÁTU a zverejnenie v Zozname certifikovaných e-shopov.
Po zverejnení klientom zasielame aj v papierovej forme samotný certifikát vrátane dokumentácie akou sú faktúry v papierovej forme nakoľko niektorí klienti požadujú zaslať faktúry aj v papierovej forme hoci používame zaručený elektronický podpis na podpisovanie elektronických faktúr, zaužívali sme si teda, že s certifikátom zašleme aj faktúry v papierovej forme. Tieto faktúry už klienti neuhrádzajú, nakoľko sú v plnej výške uhradené.
Udelením certifikátu sa však naša činnosť nekončí a v priebehu platnosti vykonávame náhodné kontroly v e-shopoch aby sme zabezpečili dôveryhodnosť udeleného certifikátu.
Samozrejme že počas platnosti certifikátu sa na nás obracajú klienti so žiadosťami o stanovisko alebo odporúčanie, ktoré majú poskytované v balíku certifikácie.
